Cek Ongkir Otomatis di Chat WhatsApp dengan AI

Selama ini pelanggan tanya ongkir duluan sebelum memutuskan beli, dan admin harus berhenti sebentar untuk mengecek manual. Sekarang bot bisa menjawabnya sendiri — memakai tarif yang toko Anda tentukan.

Tarifnya bukan karangan bot. Angkanya persis dari tabel yang toko Anda isi sendiri.

Di toko online, ongkir hampir selalu jadi pertanyaan kedua setelah "ada warna lain?". Masalahnya, jawabannya beda-beda tergantung kota tujuan dan berat barang, jadi tidak bisa ditulis sebagai satu balasan otomatis yang sama untuk semua orang. Selama ini pilihannya cuma dua: admin berhenti sebentar untuk mengecek manual, atau pelanggan disuruh menunggu — dan di jam sibuk, keduanya sama-sama bikin closing lebih lambat.

Fitur Ongkir dibuat untuk mengisi celah itu, dengan satu batasan yang sengaja dijaga: bot tidak pernah mengarang angka.

Tarif dari Anda, bukan dari kurir — untuk sekarang

Penting untuk jujur sejak awal: tahap ini belum tersambung langsung ke sistem JNE, J&T, SiCepat, atau kurir lain. Tarif yang dipakai bot adalah tabel yang toko Anda isi sendiri, disusun per zona tujuan dan tingkat berat — misalnya Jabodetabek, Pulau Jawa, dan Luar Jawa dengan angka berbeda untuk tiap berat. Setiap balasan bot juga selalu memakai kata "estimasi" sejak judulnya, karena tarif ketikan sendiri wajar berbeda tipis dari tarif asli di loket ekspedisi. Menyambungkan ke tarif resmi kurir sedang disiapkan sebagai tahap berikutnya, menunggu izin tertulis dari penyedia layanan cek ongkir — supaya kerja sama dengan mereka dilakukan dengan benar, bukan lewat celah teknis.

Isi tarif: manual, unggah Excel/CSV, atau sinkron Google Sheets

Ada tiga cara mengisi tabel tarif, dan Anda bisa pilih yang paling cocok dengan cara kerja toko Anda. Cara pertama, isi langsung dari dashboard — tambah baris per zona dan berat. Cara kedua, unggah sekaligus lewat file Excel/CSV memakai template yang sudah disediakan, praktis kalau toko sudah punya daftar tarif sendiri. Cara ketiga, sambungkan ke Google Sheets: tarif ditaruh di tab "Ongkir" yang menumpang spreadsheet yang sudah ada, dan sinkronnya dua arah — ubah di Google Sheets, Jalinara ikut mengambil; ubah dari dashboard Jalinara, Sheet-nya ikut diperbarui. Kalau kebetulan keduanya sempat diubah sebelum sinkron berikutnya, isi Google Sheets yang dipakai dan Anda diberi tahu supaya tidak ada perubahan yang hilang diam-diam.

Yang wajib diisi cuma kota asal

Supaya tidak berhadapan dengan tabel kosong, begitu fitur dinyalakan Jalinara otomatis mengisi contoh tarif yang tinggal Anda koreksi angkanya. Satu-satunya kolom yang benar-benar kosong di awal adalah kota asal pengiriman — ini tidak bisa ditebak otomatis karena Jalinara memang tidak menyimpan alamat toko di tempat lain. Status "Ongkir siap dipakai" baru tercapai kalau tiga syarat terpenuhi: fitur menyala, ada tarif aktif, dan kota asal sudah terisi.

Total belanja: harga produk + ongkir, dihitung sistem

Setelah ongkir, pertanyaan berikutnya biasanya "jadi totalnya berapa?". Kalau pelanggan menyebut barang yang ada di Katalog AI Agent — misalnya "2 kaos hitam ke Surabaya jadi berapa?" — pesan ongkir yang dikirim ikut memuat rincian belanja: nama tiap barang, jumlahnya, dan subtotal produk, lalu estimasi total (produk + ongkir) untuk setiap pilihan kurir. Totalnya ditulis per kurir karena ongkir tiap kurir berbeda. Kapan total dikirim, Anda yang menentukan lewat pilihan Total belanja di menu AI Agent bagian Ongkir. Bawaannya Saat ditanya: di awal chat pelanggan biasanya masih bertanya-tanya, jadi yang cuma bertanya "ongkir ke Bogor berapa?" mendapat daftar ongkirnya saja, dan total baru dikirim kalau pelanggan menanyakannya (misalnya "totalnya berapa?" atau "kalau 2 jadi berapa?"). Pilih Selalu kalau ingin pelanggan yang sudah membahas satu produk lalu cuma bertanya ongkir langsung mendapat totalnya juga (jumlah 1 kalau tidak disebut). Pilih Tidak pernah kalau harga Anda bisa ditawar atau total selalu Anda konfirmasi sendiri: bot tetap menjawab ongkirnya, dan saat pelanggan menanyakan total, bot menjawab bahwa totalnya dibantu admin, chat ditandai menunggu admin, dan admin dikabari. Nama dan jumlah barangnya selalu tertulis di rincian, jadi mudah dikoreksi. Di bawah total bisa ditambahkan keterangan Anda sendiri, misalnya "Total di atas untuk pembayaran COD" — isi di menu AI Agent bagian Ongkir, kolom Keterangan di bawah total.

Angka-angka itu tidak ditulis oleh AI. AI hanya menunjuk barang mana dan berapa jumlahnya; harganya dibaca sistem dari Katalog, ongkirnya dari tabel tarif Anda, lalu dijumlahkan dengan templat tetap. Kalau AI sempat menulis nominal ongkir atau total sendiri di balasannya, kalimat itu dibuang sebelum terkirim.

Total hanya disebut kalau semua barangnya bisa dipastikan: produknya ada dan aktif di Katalog, harganya sudah diisi, namanya tidak cocok ke lebih dari satu produk (misalnya pelanggan menulis "baju" padahal ada "Baju L" dan "Baju XL"), dan jumlahnya jelas. Untuk pesanan lebih dari satu buah, berat tiap barang juga harus terisi (lihat bagian berikutnya). Kalau satu saja ragu, sistem tidak menebak — daftar ongkir tetap dikirim tanpa total. Pelanggan baru diminta menyebut ulang nama produknya kalau namanya cocok ke lebih dari satu produk, karena hanya itu yang bisa dibetulkan pelanggan. Total yang meleset bisa terlanjur ditagihkan ke pelanggan; total yang belum disebut paling-paling membuat admin menjawab sebentar.

Perlu dicatat, ini tetap estimasi di chat, bukan invoice atau pesanan. Jalinara tidak membuat tagihan dan tidak mencatat pesanan dari sini — pembayaran dan konfirmasi pesanan tetap berjalan seperti biasa di toko Anda.

Berat paket: dijumlahkan dari Katalog kalau barangnya jelas

Berat yang dipakai untuk mencari tarif ditentukan dengan urutan ini:

1. Kalau pelanggan menyebut barang dan jumlahnya, semuanya terverifikasi di Katalog, dan setiap barang sudah diisi beratnya, berat paket = jumlah berat semua barang dikali jumlahnya. Contoh: 2 kaos @250 gram + 1 celana 500 gram dihitung 1 kg.
2. Kalau pesanannya cuma 1 buah dan beratnya belum diisi, dipakai berat bawaan yang Anda atur di menu AI Agent bagian Ongkir (awalnya 1.000 gram).
3. Kalau pesanannya lebih dari 1 buah dan ada barang yang beratnya belum diisi, berat paketnya tidak bisa dipastikan. Ongkir maupun total tidak dikirim — pelanggan diberi tahu bahwa ongkir pesanannya (dan totalnya, bila total sedang dikirim) ditanyakan ke admin dulu.

Kalau pelanggan cuma bertanya ongkir, berat barang yang sedang dibahas di percakapan ikut dihitung seperti pesanan di atas (jumlah 1 kalau tidak disebut), walaupun totalnya tidak dikirim. Kalau belum ada barang yang dibahas, dipakai berat produk Katalog yang ditanyakan (yang beratnya sudah diisi), atau berat bawaan.

Karena itu, isi kolom Berat di setiap produk Katalog. Selama ada produk yang beratnya kosong, pesanan lebih dari satu buah yang memuat produk itu tidak dihitung otomatis. Supaya pelanggan tidak menunggu tanpa kabar, admin dikabari lewat WhatsApp ke nomor admin di pengaturan Panggil admin & jeda AI Agent (pengaturannya harus menyala dan nomornya terisi) — lengkap dengan tujuan, isi pesanan, dan produk yang beratnya masih kosong — lalu balasannya dilanjutkan dari HP atau Inbox. Kabar yang sama dikirim bila tabel tarif kosong atau pengecekan ongkir sedang ada kendala. Berat yang dipakai selalu tertulis di pesan ("Estimasi ongkir ke Surabaya, berat 1 kg"), jadi pelanggan dan admin bisa melihatnya.

Kalau beratnya di luar daftar tarif yang Anda isi, bot tetap menjawab memakai baris tarif dengan berat tertinggi untuk tujuan itu, dan bilang jujur bahwa angkanya masih perkiraan kasar. Berat volume (ukuran kardus) belum ikut dihitung. Ini bukan pengganti kalkulator ongkir presisi; tujuannya menjawab pertanyaan paling umum di chat secepat mungkin, sambil tetap jujur soal batasnya.

Default mati: Anda yang menyalakan

Sama seperti fitur AI lain di Jalinara, Ongkir lahir dalam keadaan mati untuk semua akun, lama maupun baru — supaya tidak ada toko yang tiba-tiba kaget bot-nya menjawab hal yang belum sempat dicek settingannya. Nyalakan kapan pun siap lewat menu AI Agent bagian Ongkir. Staf CS bisa melihat tarif untuk menjawab pelanggan, tapi hanya pemilik/admin yang bisa mengubah angkanya.